第一条 学校档案馆集中统一管理十三类档案：党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、出版物类、外事类、财会类、人事类（包括教职工档案、学生档案）、声像类、电子类、实物类、重点建设类。  

第二条 学校实行档案材料形成单位立卷的归档制度。任何部门或个人不得将职务活动中形成的应归档案材料据为己有或拒绝归档。对个人在非职务活动中形成的重要文件材料和实物，档案馆可通过征集、代管等形式进行收集。档案馆要制定专门的制度和办法征集与学校有关的各种史料与实物。  

第三条 学校各单位分管档案工作的领导应当按照归档的要求，组织本部门人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，本着便于保管和利用的原则，对文件材料系统整理组卷，编制页号，著录信息，制作卷内目录,交本部门分管档案工作的领导检查合格后向档案馆移交。  

第四条 各单位归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合《太原理工大学文件材料立卷归档办法》中对案卷质量的相关要求。  

第五条   档案材料归档范围：反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、学校建设和校史研究具有利用和凭证价值的材料；本单位需要贯彻执行的上级机关、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各类文件材料的具体归档范围按《太原理工大学各类文件材料归档范围和保管期限表》执行）。  

第六条 归档时间和手续：  

（一）党群、行政、教学、科研、外事、出版、基建、财会、电子类中能按自然年度归档的文件材料在文件形成年的次年5月底前归档；  

（二）科研项目、基建项目档案在项目完成通过鉴定验收后的次年5月底前归档；  

（三）财务核算业务档案，从会计年度终了后第一天算起，由计财处保管一年后归档，每年3月底前完成；  

（四）各学院形成的需要永久保管的档案在次年3月底前归档；  

（五）实物类档案随时归档；  

（六）随时接收上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案；  

（七）档案的移交、接收必须履行相应的手续，由立卷单位填写移交目录，一式两份，交接双方签字盖章。